Die Vorteile von UMS im Kommunikationskanal Fax liegen auf der Hand: Die Dokumente werden dem Empfänger direkt zugestellt, wobei der Empfang über den PC, das Telefon oder SMS signalisiert werden kann. Vorbei ist die Zeit, wo Informationen stundenlang herumlagen oder ganz verloren gingen. Der Weg zum Faxgerät wird ebenso überflüssig, wie der manuelle Wahlvorgang und die damit verbundenen Wartezeiten.
Telefax ersetzt weitgehend die Briefpost. Die Gestaltung entspricht dennoch dem Corporate Design, auch Unterschriften lassen sich einbinden. Das Dokument erscheint kostengünstig und in "Echtzeit" bzw. mit gebührengünstiger Vermittlung am nächsten Morgen beim Empfänger.
Muss eine Nachricht weitergeleitet, bearbeitet oder archiviert werden, so geschieht das direkt am Bildschirm. Die Erstellung von Kopien, die manuelle Verteilung und Ablage entfallen. Unter der Oberfläche eines UMS-Systems wird die Fax-Nachricht wie eine E-Mail mit einer standardisierten Bilddatei als Anhang verarbeitet.
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